Gut zu wissen
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E‑Rechnung und unsere Lösung
Die Papierrechnung
Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch
eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), die eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert
vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.
Eine Papierrechnung ist also keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.
Die PDF-Rechnung
Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung. Sie alle bilden keine Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie sein.
Die E-Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E‑Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Das bedeutet, dass sie anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung
Als reines semantischen Datenformat konzipiert ist und es somit ermöglicht, Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
- auf einem XML-Format basiert, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient und sich nicht für eine Sichtprüfung eignet. Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden.
Eine E‑Rechnung im Standard XRechnung ist also eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Papierbasierte Prozesse werden zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -Empfänger profitieren deshalb von der E‑Rechnung hinsichtlich von Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.
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